KOMMENTAR | David Norheim
Forenkling må merkes i bedriftenes hverdag
Regjeringens nye forenklingsstrategi peker i riktig retning. Ambisjonen om å gå «fra plikt til flyt» flytter blikket fra skjemaene til virksomhetenes dataflyt. At aktører som Fiken, DNB og SpareBank1 kommuniserer hvor lett det er blitt å starte bedrift, illustrerer hvordan Brønnøysundregistrene allerede har endret hvordan vi adresserer forenkling for næringslivet.
For en bedrift er ikke bare enkeltstående skjemaer eller offentlige rapporteringsplikter en byrde. Belastningen ligger ofte i gjentatte spørsmål om den samme informasjonen, i ulike formater, og i arbeidet med å samle inn, kontrollere, forklare og sende data videre. De samme opplysningene etterspørres av myndigheter, banker, investorer og innkjøpere.
Forenklingsarbeidet må derfor flytte blikket fra den enkelte rapporteringsplikten til hele dataflyten rundt virksomhetene. Det er her uttrykket «fra plikt til flyt» treffer. Den beste digitale tjenesten er den brukeren knapt merker. Når flyten fungerer, slipper virksomheten å forholde seg til nye portaler, lete fram samme informasjon eller fylle ut nye skjemaer. Informasjonen finnes allerede i virksomhetens egne arbeidsprosesser og kan flyttes videre trygt og standardisert.
Digitalisering mellom systemene
Neste fase av digitaliseringen skjer altså mellom systemene, ikke på skjermen. Dette er en ambisjon om økt produktivitet og konkurransekraft, ikke bare en digitaliseringsambisjon.
Når data kan flyte maskinelt fra fagsystemer, regnskapssystemer og andre kilder, reduseres dobbeltarbeid og feilrisiko. Dermed kan virksomhetene bruke mindre tid på dokumentasjon og mer tid på verdiskaping.
Brønnøysundregistrene har en særlig rolle i dette arbeidet. Vi møter virksomhetene gjennom fagsystemene og dataene som ligger til grunn for registrene våre. Vår visjon har lenge vært 100 prosent digital registerforvaltning. De siste ti årene har vi gradvis gått fra å forenkle tjenester mot registrene til å gjøre det enklere for virksomheter å bruke dataene sine i møte med det offentlige.
Data som kan følge virksomheten
Frivillig bærekraftsrapportering er et godt eksempel. Her oppretter vi nå sammen med sentrale bransjeorganisasjoner en dataflyt for bærekraftinformasjon. Mange små og mellomstore bedrifter har ikke lovpålagt plikt til å rapportere om bærekraft, men blir likevel bedt om informasjon om klima, arbeidsforhold og leverandørkjeder fra banker, kunder, forsikringsselskaper, offentlige innkjøpere og større virksomheter. Når de samme opplysningene etterspørres i ulike skjema, med ulike begreper og krav, blir det en ny rapporteringsbyrde. Felles standarder kan gjøre denne dataflyten enklere: mindre dobbeltarbeid for SMB-ene, bedre datakvalitet og bedre grunnlag for beslutninger om grønn omstilling.
Digitale virksomhetslommebøker, en ny infrastruktur fra EU for identitet og deling av data mellom virksomheter, viser hvordan denne rollen kan utvikles videre. Virksomheten kan fremover dele digitale bevis som er utstedt av en pålitelig kilde, i stedet for å dokumentere det samme på nytt. Mottakeren kan kontrollere at opplysningene er ekte, gyldige og oppdaterte, også på tvers av landegrenser. Slik flyttes dokumentasjonen fra manuelle prosesser til en digital infrastruktur der verifiserbar informasjon følger virksomheten dit den trengs.
Virksomheten kan fremover dele digitale bevis som er utstedt av en pålitelig kilde, i stedet for å dokumentere det samme på nytt.
Ny teknologi og bedre dataflyt gir også mulighet for en bedre balanse mellom forenkling og kontroll. Bedre dataflyt betyr ikke svakere sikkerhet, tvert imot kan standardiserte og verifiserbare data gjøre det enklere å avdekke feil og uregelmessigheter. Seriøse virksomheter bør møte mindre friksjon, mens useriøse aktører bør møte mer.
Fra strategi til gjennomføring
Den kritiske testen ligger i gjennomføringen. Vi må starte med de største byrdene, spørre hvem som allerede har opplysningene, og bruke standarder som gjør trygg deling mulig. Oppgaven er ikke å lage flere innganger til staten, men å få eksisterende data, registre og fagsystemer til å virke bedre sammen.
Systemleverandørene må inn allerede i konseptfasen, før kravene er låst. De bør bidra til å forme brukerreiser, standarder og grensesnitt; ikke bare iverksette ferdige rapporteringskrav. Det krever faste kontaktpunkter, gode rutiner for innspill og aktiv bruk av leverandørenes kunnskap om bedriftenes systemhverdag.
Å starte en bedrift viser hva dette kan bety i praksis. Når stiftelse, kundekontroll, bankinnskudd og registrering samkjøres nær brukeren, møter virksomheten én sammenhengende flyt i stedet for enkeltstående plikter. Det er slik forenkling blir merkbar, for virksomhetene, systemleverandørene og det offentlige; og vi opprettholder tilliten i oppgaveutførelsen.
