Livet etter prosjektet

Av Claire Czternasty Hembre, Prosjektleder, EDB Ergogroup Consulting og medlem i DND

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon. Løsningen som prosjektet leverer derimot, vil leve lenge. Det er som regel en annen organisasjon, andre mennesker, som tar imot løsningen, det vil si; følger den opp gjennom sitt livsløp og ivareta brukernes behov: drift, forvaltning og videreutvikling.

Jeg vil dele min erfaring fra et tidligere prosjekt, der løsningen ble levert til en pilotgruppe på over 100 brukere. Brukerne begynte å ta løsningen i bruk i sitt daglige arbeid, og hadde forventninger om support og oppfølging, samt endringsønsker. Problemet var at de merkantile rammene for drift og forvaltning ikke var på plass enda: SLA var ikke signert, den mottagende organisasjonen ikke satt opp. Det var en kompleks løsning med store krav til faglig kompetanse fra mange tekniske miljøer.

Kunden og leverandøren valgte en pragmatisk tilnærming: Vi valgte å sette opp et såkalt “Early Life Support”, eller ELS, et begrep lånt fra ITIL-apparat. Prosjektet hadde det formelle ansvaret for ELS, som er ledet av prosjektlederen, men teamet bestod av ulike tekniske drift- og forvaltningsressurser, som også skulle ta med seg kompetansen og ansvar i de framtidige rollene videre.

Andre viktige forutsetninger var:

• Riktig sammensetning av kompetanse
• Regelmessige møter på tvers av de involverte fagmiljøene
• Tilgang til faglige prosjektressurser ved behov
• Metodeverk med avklarte ansvar, roller og prosesser
• Regelmessige gjennomganger av aktuelle saker med nøkkelbrukere hos kunden, for avklaring og prioritering
• “Best efforts”-prinsippet hvor det er ingen formelle krav til responstid

Fraværet av formelle krav til responstid ga teamet den nødvendige arbeidsro til kompetansebygging. Gjennom daglige, felles gjennomganger av saker utviklet teamet et godt samarbeid på tvers av fagmiljøene og med kunden. Ikke minst sikret denne dialogen en god forståelse av de virkelige behovene hos sluttbrukerne.

Denne smidige tilnærmingen ga gode resultater. Teamet håndterte utrulling til flere sluttbrukergrupper etter hvert, og opplevde eierskap og stolthet i forhold til løsningen som de skulle håndtere videre. Kunden sa seg meget fornøyd av erfaringene fra disse månedene med ELS, og ønsker nå å bruke dette som en modell i framtidige leveranser.

I en ideell verden bør jo prosjektet planlegge en slik overgangsperiode før utviklingen starter, med involvering av både mottagere og prosjektressurser. Erfaringene høstet i en slik interimperiode er gull verdt for en god håndtering av løsningen (og brukere!) i framtiden. Det er nemlig ikke alltid mulig å planlegge alle behov som vil oppstå når løsningen blir tatt i bruk “på ordentlig”, selv i en ideell verden ¿