Samler Forsvarets arkiver
I Lillehammer skannes dokumentene og sendes elektronisk ut til Forsvarets avdelinger i hele Norge.
For å effektivisere og rasjonalisere arkivadministrasjonen i Forsvaret, har etaten ved Program Golf sentralisert arkivfunksjonen. Forsvarets arkivadministrasjon (FAA) er lagt til Lillehammer.
48 medarbeidere i Lillehammer håndterer nå 3500 arkivverdige dokumenter i uken. De skannes og sendes elektronisk ut til Forsvarets avdelinger i hele Norge.
-- Vi har i løpet av kort tid klart å etablere en effektiv, sentral enhet for arkivtjenestene i Forsvaret ved hjelp av ny teknologi, ny organisasjon og nye arbeidsprosesser, sier sjef for FAA, underdirektør Tom Kornbakk.
Felles postkasse
Sentralisering av arkivadministrasjonen gir Forsvaret gevinster fordi postdistribusjonen og arkiveringen effektiviseres. Antall arkivansatte har gått ned fra rundt 200 til 48. Fra 1. juni sendes all arkivverdig post i Forsvaret rett til et felles mottak hos Forsvarets arkivadministrasjon på Jørstadmoen. Der blir posten skannet og registrert elektronisk, slik at saksbehandlerne på Forsvarets avdelinger får posten rett opp på dataskjermen.
-- Vi har kapasitet til å håndtere en halv million ark per år, forteller Kornbakk. I snitt skal 700 dokumenter gå fra papir til pc hver dag.
-- Vi skal behandle posten på en god måte, slik at den kommer fram til mottakeren samme dag som vi får inn posten hos oss. Journalpliktig tjenestepost skal saksbehandles, og må sendes til postmottaket her på Jørstadmoen. Fakturaer skal fortsatt sendes til Forsvarets regnskapsadministrasjon i Bergen, og øvrig post skal sendes rett til avdelingene. Øvrig post er for eksempel pakker, aviser og personlig adressert post, forklarer Kornbakk.
Golf
Program Golf har ledet etableringen av en sentral arkivtjeneste i Forsvaret, basert på erfaringene Golf har fra tidligere etableringer av sentraltjenester for regnskap og lønn, gjennom
Forsvarets regnskapsadministrasjon i Bergen og Forsvarets lønnsadministrasjon i Harstad. Brigader Jon Rikter-Svendsen er programleder i Golf, og han understreker at en ny milepæl i omstillingen av Forsvaret er nådd.
--Sentraliseringen av arkivtjenesten er et viktig bidrag i arbeidet med å effektivisere administrasjonen av Forsvaret. At avdelingen nå er i gang med arbeidet er et synlig bevis på at vi realiserer et nytt prosjekt som frigjør midler til militær virksomhet, fastslår Rikter-Svendsen.
Les mer om Program Golf
