Ikke begynn dagen med stand-up

Ikke begynn dagen med stand-up

Viktoria Stray ved Universitetet i Oslo har forsket på daglige møter og foreslår nye retningslinjer mer effektiv smidig utvikling.

- Et møte er en avbrytelse. Når utviklere må bryte for et møte, tar det ofte 15 minutter før de er klare til å fortsette med arbeidet, sier Viktoria Stray.

Stray er den første som har forsket på daglig stand-up møter. Hun har nettopp fått godkjent avhandlingen «An Empirical Investigation of the Daily Stand-up Meeting in Agile Software Development Projects» ved Universitetet i Oslo. Observasjon og intervjuer av 13 team i Norge, Storbritannia, Polen og Malaysia har gitt innsikt i hva som fungerer bra og hva som ikke fungerer fullt så bra.

15 minutter, tre spørsmål

Smidig utvikling med Scrum, Kanban og Agile er blitt populært i it-bransjen i løpet av de siste par årene. Det er også en selvfølge for mange at smidig utvikling innebærer daglige stand-up møter.

- Man må liksom ha daglige møter for å bruke Scrum, det ligger i filosofien, sier Stray.

Noen detaljer i faktisk utførelse varierer naturlig nok fra sted til sted, men målet er at daglig stand-up ikke skal vare lenger enn 15 minutter, der deltakerne svarer på «de tre spørsmålene» - «hva gjorde jeg i går», «hva skal jeg gjøre i dag» og «hvilke hindringer ser jeg».

- Av de tre spørsmålene gikk halvparten av tiden til "hva gjorde jeg i går", sier Stray.

I gjennomsnitt tar de tre spørsmålene omlag en fjerdedel av møtetiden, og å diskutere hindringer tok rundt en tredjedel av møtetiden. Det å kunne lufte utfordringer og hindringer er dessuten det aspektet de fleste deltakerne satte mest pris på i daglig stand-up, og det mest positive er å få oversikt over hva kollegene jobber med. Mange mener også at stand-up er et godt forum for å dele problemer og få hjelp til å løse forskjellige utfordringer.

I motsetning er det også flere som føler de er nødt til å stå og forsvare seg og fortelle i detalj om det de har jobbet med siden sist, og mange mener daglige stand-ups er i hvert fall delvis bortkastet tid. For mange, hyppige eller lange møter kan tross alt gå ut over trivselen.

- De fleste vil bare jobbe, er opptatt av deadline, og ønsker ikke bruke tid på å fortelle hva de har holdt på med. Noen følte daglige møter som en muntlig eksamen, utdyper Stray.

De 15 avsatte minuttene sklir dessuten ofte ut, spesielt dersom scrummaster sitter i stedet for å stå. Så lenge møtet faktisk er nyttig, så er det ikke farlig om det varer litt lenger, ifølge Stray. Men det er også viktig å huske på at møter effektivt innebærer avbrytelse i arbeidet.

- Det jeg så var at det ikke var mange som jobbet med ting som krevde mye av dem like før møtet. Stand-up møtene koster nemlig ikke bare de 15 minuttene, men også tiden som ligger i forkant, sier Stray.

Stand-up til lunsj

At møtetiden koster, både i før- og etterkant, er det nok mange som ikke er klar over. Stray fant også at det var mange som synes møtene tar for lang tid, og at de siste minuttene kan bli veldig lange, spesielt dersom noen sitter mens andre står.

- Møtene der minst en person satt varte i gjennomsnitt 63 prosent lenger enn de der alle stod, påpeker Stray.

Det er derfor viktig å se på kost-nytte forholdet med daglig stand-up, inkludert hvordan møtene påvirker teamarbeidet, mener hun. Påvirker møtene laginnsatsen er det kanskje på tide å tenke nytt, selv om 15 minutters daglige møter og de tre spørsmålene ligger innbakt i retningslinjene for smidig utviklingsmetode.

- Det var sjelden snakk om "er dette nyttig", det var bare slik det er. Bruker vi Scrum, så har vi daglige møter, sier Stray.

Med utgangspunkt i forskningen har hun flere forslag til nye retningslinjer for stand-up. Mens det viktigste fortsatt vil være at de andre i teamet skal få informasjon om hva den enkelte deltaker jobber med, utvikler daglig stad-up seg alt for ofte til et rent statusmøte.

- Dropp det første av de tre spørsmålene, statusrapportering bør ikke være fokuset. I stedet bør det være "hva skal jeg gjøre i dag, og hvilke problemer kjenner jeg til som kan forhindre utviklingen", mener Stray.

Hun mener det dessuten ikke er nødvendig å ha stand-up møter hver dag, selv om det er viktig at de holdes regelmessig. Med fire ukers sprint kan det eksempelvis være behov med regelmessige stand-up møter, men det er ikke nødvendigvis slik at man må slavisk møtes hver eneste dag og svare på de tre spørsmålene.

- For mange er det enkelt å holde seg til daglige møter, men det er også et stressmoment man er nødt å forholde seg til, påpeker Stray.

Det viktigste, og kanskje mest effektive, forslaget er nok å velge riktig klokkeslett for møtene, Det gjelder å finne tidspunktet som er minst forstyrrende i arbeidet. Som Stray påpeker, dersom man har møtet om morgenen er det vanlig å vente med arbeid som krever konsentrasjon til etter daglig stand-up. Tidspunktet har tydelige konsekvenser.

- Skal jeg foreslå noe, så bør man ha det rett før lunsj, sier Stray.

Da har teamet motivasjon til å slutte møtet på tiden, og man går gjerne sammen til lunsj og fortsetter samtalen over en matbit. Lunsj er dessuten en naturlig avbrytelse i arbeidet.

- Det kan bistå bedriftene med å få bedre utnyttelse av tiden, og samtidig gjøre hverdagen bedre for utviklerne, avslutter Stray.