DEBATT | Lars Rinnan
KI-gevinsten forsvinner i mer administrasjon
KI kan gjøre virksomheter raskere, mer innovative og mer lønnsomme. Men hvis tiden teknologien frigjør, fylles med flere rapporter, møter og administrative oppgaver, er det grunn til å spørre hva vi egentlig har oppnådd.
CW omtalte nylig en internasjonal undersøkelse fra Jabra om hvordan KI påvirker arbeidsdagen. Blant mer enn 6000 kunnskapsarbeidere oppga 85 prosent at de brukte mer tid på minst ett arbeidsområde enn året før. Blant dem som brukte KI flere ganger daglig, oppga 57 prosent at de brukte mer tid på administrasjon og koordinering.
Undersøkelsen viser ikke at KI er årsaken til økningen, eller at disse medarbeiderne nødvendigvis jobber lengre dager. Den viser heller ikke om arbeidet skaper mer verdi. Men funnene bør få ledere til å stille et ubehagelig spørsmål: Hva skjer egentlig med tiden vi sparer?
Gevinster kommer i mange former
Tidsbesparelse er bare én mulig effekt av KI. Teknologien kan også gi høyere omsetning, bedre resultater, økt kvalitet, nye produkter og tjenester, bedre kundeopplevelser og raskere innovasjon.
I virksomhetene jeg selv bistår med strategiske KI-prosjekter, er det i stor grad vekstmulighetene som driver arbeidet. Spørsmålet er hvordan de kan betjene flere kunder, utvikle bedre tjenester og skape nye inntekter. Det er en langt mer interessant ambisjon enn å måle hvor mange minutter en medarbeider sparer på å skrive en e-post.
Noen av disse gevinstene vil kunne leses direkte i omsetning og resultat. Andre viser seg i kvalitet, kundetilfredshet eller evnen til å lansere noe nytt. De må måles på ulike måter, og de trenger ikke å omregnes til spart arbeidstid.
Men når tid faktisk frigjøres, må virksomheten ta stilling til hva den skal brukes til. Hvis svaret blir flere interne rapporter og mer koordinering uten tilsvarende verdi, har vi effektivisert én oppgave bare for å skape en annen. Det er ubevisst ledelse.
Samme teknologi, ulike valg
Regnskapsselskapet Sanna er et interessant eksempel. Selskapet bruker KI i regnskapsarbeidet og innfører firedagersuke. Her brukes teknologien til å bygge en virksomhet der kortere arbeidstid er en del av tilbudet til medarbeiderne.
DNB har valgt en annen vei. Banken har varslet en reduksjon på rundt 400 årsverk i teknologi- og tjenesteområdet og viser blant annet til gevinster fra KI. Det er en omfattende omstilling som berører mennesker, og som må gjennomføres ansvarlig.
Begge eksemplene viser at teknologien åpner flere muligheter. Noen virksomheter vil bruke kapasiteten til vekst. Andre vil redusere arbeidstiden eller kostnadene. Store organisasjoner kan ha betydelige muligheter til å forenkle prosesser, redusere dobbeltarbeid og fjerne organisatoriske lag som har bygget seg opp over tid.
Det siste er ikke et argument for å stemple ansatte som overflødige. Det er et argument for å undersøke hvilke oppgaver, systemer og beslutningsprosesser som faktisk skaper verdi – og hvilke som først og fremst holder organisasjonen selv i gang.
Ledelsen må velge
Det holder ikke å gi alle ansatte tilgang til en KI-assistent og håpe at gevinstene dukker opp i regnskapet. Ledelsen må starte med virksomhetens mål: Hvor ønsker vi bedre kvalitet? Hvilke kunder kan vi betjene bedre? Hvilke tjenester kan vi utvikle? Hvilke oppgaver kan vi slutte med?
Deretter må arbeidsprosessene endres. Hvis en rapport som tidligere tok to dager, nå kan lages på to timer, bør vi først spørre om rapporten fortsatt trengs. Deretter bør vi bestemme om den frigjorte tiden skal brukes på kunder, faglig utvikling, innovasjon eller noe helt annet.
Samarbeid om gode beslutninger og nye løsninger kan være verdifullt. Utfordringen er å skille dette fra koordinering og administrasjon som vokser uten at noen har vurdert nytten.
KI kan også gjøre samarbeid viktigere. I Jabra-undersøkelsen oppga mange storbrukere at de samarbeidet mer med kolleger enn tidligere. Det er ikke nødvendigvis et problem: Samarbeid om gode beslutninger og nye løsninger kan være verdifullt. Utfordringen er å skille dette fra koordinering og administrasjon som vokser uten at noen har vurdert nytten.
Frem mot 2029 vil stadig kraftigere KI gjøre langt mer enn å spare oss for noen minutter her og der. Teknologien kan endre hvilke tjenester virksomheter tilbyr, hvordan de organiseres og hvor mye arbeid som trengs for å skape verdi. Det er temaer jeg diskuterer i min kommende bok «The World in 2029».
Virksomheter som lykkes, vil ikke nødvendigvis være dem som bruker KI mest. De vil være dem som vet hva de ønsker å oppnå – og som endrer måten de arbeider på for å få det til.
