Analoge kommuner, digitalt førstevalg?

Digitalt Førstevalg er regjeringens målsetning om å gjøre elektronisk kommunikasjon til den foretrukne måten å kommunisere med offentlig sektor på. Informasjonsteknologiens inntog i de kommunale organisasjonene har i stor grad handlet om å øke hastigheten på kommunikasjon mellom ansatte og til dels innbyggere, fremfor å endre hvordan tjenester produseres. Og det virket.

Det har faktisk virket så godt at det er blitt en etablert sannhet at kommuner kan bli mer effektive bare de bruker mer informasjonsteknologi. E-post har erstattet både fax, internpost og direkte fysisk dialog med innbyggere og næringsliv. Hjemmesider med skjemaer har fjernet behovet for å oppsøke den kommunale organisasjonen for å få fatt i skjemaet. De fleste kommuner har til og med kommet så langt at det er mulig for innbyggerne å fylle ut skjema elektronisk og de flinkeste, ja, de har til og med mulighet til å ta imot skjemaene elektronisk. Men det stopper der. Saksbehandlingen av søknader som kommer inn til den kommunale organisasjonen skjer på samme måte som for 20 år siden og svar kommer i postkassa. Fasaden er pusset litt på, men maskineriet på innsiden er godt sammenlignbart med tiden før internett, mobiltelefoner og farge-TV. På toppen av det hele; Difi og Norge.no kårer hvem som har penest fasade.

Den store slageren i kommunesektoren for tiden, er at politikere skal bli "papirløse". I de fleste kommuner som innfører "papirløse politikere", innebærer dette at det kjøpes inn Ipad eller tilsvarende nettbrett til de folkevalgte, og sakspapirene eksporteres til PDF-format og lastes ned elektronisk. Den gamle sannheten holder stand; utgiftene ved bare å trykke alt papiret gjør at løsninger som gjøre politikere papirløse sparer inn hele kostnaden ved å kjøpe Ipad allerede første året. Men er dette digitalisering? Å gjøre det samme som vi gjorde på papir før, nå i ny utgave på ett nytt medium?

For virkelig å få effekt av investeringer i digitalisering, er det ikke nok å kjøpe inn "standardisert" programvare, datamaskiner og koble dem i nettverk tilknyttet internett.

Informasjonsteknologiens styrke ligger i noe mer enn å spare trær, selv om den tradisjonelle ikt-bransjen ikke alltid ser ut til å ha fått det med seg, så ligger den i å få mer gjort med mindre mennesklig innsats. For å kalle en spade for en spade; informasjonsteknologien får størst effekt når den erstatter eller reduserer mennesklig arbeidsinnsats i en vare eller tjenesteproduksjon.

Bank og finansnæringen har forstått det for lenge siden. Skatteetaten og Lånekassen har forstått det. Hvem har vel ikke levert selvangivelsen elektronisk, eller logget inn i nettbanken? For å få de store gevinstene informasjonsteknologien kan gi, må det være sammenheng mellom verdikjeder, klart definerte arbeidsprosesser og tilstrekkelig infrastruktur.

I den kommunale ikt-hverdagen er det desverre lite fokus på arbeidsprosesser og verdikjeder. Det å skape forståelse for at innføring av nye ikt-systemer også må medføre en gevinst, i form av at noen må gjøre jobben sin på en ny måte og kanskje med mindre bemanning enn før, er nesten som å be en vegg flytte seg selv. Samhandlingsløsninger er mye hyggeligere, for de krever ingen direkte endringer i hvordan tjenester produseres.

Kommunene kan ikke lykkes med å skape et digitalt førstevalg, uten at det tradisjonelle hierarkiet flates ut og orienteres mot hvordan de kommunale tjeneste produseres. Lederne og politikerne i kommunene ta inn over seg at bruk av ikt-systemer er direkte sammenfallende med organisering av arbeid og behov for bemanning. Ikt-kompetansen i de kommunale ikt-avdelingenene er som oftest ingeniør kompetanse som er spesialisert på å få ikt-systemer til å fungere tilfredsstillende godt, de har sjelden inngående kunnskap om hvordan hvert enkelt tjenesteområde i en kommune har organisert sitt arbeid.

Aleksander Øines er ikt-leder i Alta kommune og fagrådsmedlem i KS Ikt-forum.