Klageorgan uten makt

Kofa skal ta vare på dem som mener seg forbigått ved offentlige anbudsrunder. Men selv rettsapparatet ignorerer avgjørelsene til klageorganet

Det fikk den lille forhandleren Medima AS bittert erfare da de gikk til Kofa med saken sin. Selskapet selger digitale løsninger og utstyr til røntgen. I en anbudsrunde valgte Sykehuset Buskerud HF tilbudet fra konkurrenten Siemens ut fra kriterier som ikke var nedfelt i anbudsdokumentene.

Medima klagde umiddelbart til Kofa. Fordi kontrakten ennå ikke var undertegnet, ble klagen klassifisert som en hastesak og gikk raskt gjennom systemet. Medima fikk medhold i at sykehuset hadde lagt vekt på utenforliggende hensyn i valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. De hadde dermed brutt forskriften om offentlige anskaffelser. Kjennelsen mottok sykehuset før de hadde undertegnet kontrakten med Siemens.

Blåste i kjennelsen

Sykehuset reagerte med å påstå at Kofa hadde tatt feil. De tok ikke hensyn til kjennelsen og inngikk kontrakten med Siemens uten å informere Medima.

– De blåser i kjennelsen fordi de vet at det ikke er så mange som går til sak når det koster så mye, mener daglig leder i Medima, Sturla Gabrielsen.

Siden det dreide seg om tre millioner kroner i positiv kontraktsinteresse valgte Medima likevel å gå til sak mot sykehuset. Ikke minst fordi de hadde Kofas positive vurdering i ryggen og mente at de burde fått kontrakten.

Resultatet ble nedslående for Gabrielsen som opplevde å tape på alle punkter i Drammen tingrett. I avgjørelsen ble ikke Kofas vurdering tillagt noen vekt i det hele tatt.

Stiv regning

Medima ble dømt til å betale sykehusets saksomkostninger. De hadde stilt opp med to advokater og presenterte en regning på 300 000 kroner.

– For et lite enmannsfirma som vårt kan noe slikt føre til konkurs på sikt, sier Gabrielsen og poengterer at saken i tillegg til utgiftene har kostet ham mange bekymringer og mye tid.

– Man kan slå i bordet med medhold fra Kofa, men taper fullstendig likevel og må på toppen ut med en masse penger. Vår sak viser at det lønner seg for sykehuset å overse Kofas avgjørelse og skynde seg å skrive kontrakt. Dommen gir et klart signal til tilbydere om at man ikke skal gå til rettssak mot et sykehus.

Medima har anket til Lagmannsretten. Om saken går videre i rettsapparatet er fortsatt uvisst.

Leveranser til det offentlige kan være store, prestisjefylte og lukrative, men konkurransen er beinhard. For dem som føler seg forbigått har regjeringen oppnevnt Klagenemda for offentlige anskaffelser. Kjennelsene de avsier er kun rådgivende.

Loven krever at alle offentlige anskaffelser over 500.000 kroner skal ut på anbud. En slik anbudsrunde er en krevende oppgave både for den offentlige institusjonen som skal utforme anbudsdokumentene og for dem som skal delta. Spesielt for mindre bedrifter med få ansatte kan deltakelsen utgjøre en forholdsmessig stor satsing som tar mye av medarbeidernes tid. I tillegg til kan det være nødvendig med ekstern kompetanse. Som regel har anbudsrunden bare én vinner.

Et detaljert reglement skal sikre at den beste vinner, men her finnes det flere skjær i sjøen. Reglene kan forbigås eller tolkes forskjellig, og mistanker om forfordeling, forhåndsvalg og lignende vil alltid ligge i kjølvannet av konkurranser der både nettverk, kompetanse og spisse albuer kan være utslagsgivende. For dem som føler seg forbigått skal Kofa være et alternativ. Men en klage til Kofa er ingen enkel sak og krever svært god kjennskap både til anbudsregler og lovverk.

Dårligere kundeforhold

Tre ganger har Mebi som leverer medisinsk bildeteknikk klagd til Kofa. Sist gang ble konklusjonen at innklagede hadde brutt kravet til forutberegnelighet ved å ikke evaluere kriteriene brukervennlighet og ergonomi.

– Klagen førte til at kontakten vår ble sur og småforbanna, og at vi fikk et dårligere forhold til kunden, forteller daglig leder Øyvind Solbakken.

Hans inntrykk er at det glemmer kunden ikke så lett. I en bransje med få store kunder i fem helseregioner er det i følge Solbakken veldig åpne forhold, der de har sine regelmessige møter og alle kjenner hverandre. I etterkant av klagene har han fått vite at det foregår en slags konkurranse om å ikke bli innklaget til Kofa blant sykehusene.

Flere ganger har han merket at stemningen har blitt dårlig når han har bedt om en forklaring. Å henvise til reglene og antyde å ville ta det opp med Kofa har vakt stor irritasjon på den andre siden av bordet.

– Vi ville klage inn anbyderne slik at de skjerpet seg. Om det har hjulpet vet jeg ikke, men vi har ikke blitt populære av det. Hadde vi visst det vi vet nå, hadde vi ikke brydd oss.

Av den grunn er det blant tilbyderne mange som kvier seg for å påtale avgjørelsene av frykt for represalier.

– En ting er å ha rett, en annen å få rett. Den enormt lange tiden det tar, gjør at man mister litt lysten til å ta opp ting. Du har nesten glemt hva det dreier seg om når svaret kommer etter et år, forteller Solbakken

Grunnlag for rettssak

Vedtakene i Kofa skal fungere som et alternativ til domstolsbehandling, og tanken er at behandlingen skal gå fortere og at det skal være solid faglig kompetanse bak.

Det sier leder for Kofas sekretariatet, Henrik Lande. Sekretariatet utarbeider innstillinger til klagesakene, og disse blir så forelagt et panel av oppnevnte juridiske eksperter som fatter vedtak.

Lande forteller at Kofas avgjørelser er vurdert av et faglig tungt panel, men understreker at de er rådgivende og ikke forpliktende. Uansett mener han de har en informasjonsverdi og bidrar til at innklagede skjerper seg i framtiden. Han ser også kjennelsen som en investering i forhold til en eventuell rettssak.

– Skal klagen videre i retten er kjennelsen et godt grunnlag, og saken forberedt et godt stykke på vei.

Kun i spesielt grove tilfeller kan en klage ha økonomiske følger for den innklagde, ved at Kofa ilegger dem et gebyr på inntil 15 prosent av kontraktens verdi. Siden dette ble innført 1. januar, finnes det få eksempler på hvordan dette vil fungerer i praksis.

Når det ifølge Lande kan være grunnlag for erstatning, vil Kofa kunne gi en uttalelse om erstatningsspørsmål om klager spesielt ber om det. En slik uttalelse kan også brukes i rettsprosessen.

Bevisførsel

Lande kjenner ikke til Medima-saken, men mener en av årsakene til at retten kan ha kommet til en annen avgjørelse, er at konklusjonene til Kofa er basert på skriftlig saksbehandling med begrenset bevisførsel.

– Grunnlaget vårt er ene og alene det som er rapportert inn av partene og som våre eksperter kan slutte seg til av dokumentene. I motsetning til hos oss kan retten for eksempel vurdere at opplysningene ikke er riktige på bakgrunn av bevisførsel, eller de kan trekke inn flere momenter.

Les hele saken i månedens utgave av IDG-fagbladet IT-bransjen.