Strammere epost-regler

Hvem bestemmer over eposten din, du eller sjefen?

- Det er ikke lett å si nei hvis sjefen spør deg, sier Astrid Flesland i Datatilsynet.

En ny forskrift skal gi arbeidstakere bedre vern mot innsyn i epost.

Den viktigste endringen vil være at en arbeidsgiver ikke kan bruke ”samtykke” som begrunnelse for å lese ansattes e-post.

- Endringene utarbeides av en gruppe med representanter fra justisdepartementet, fornyingsdepartementet og Datatilsynet. Utkastet vil sendes til høring, både internt og eksternt, deretter må Stortinget avgjøre dette, sier Astrid Flesland i Datatilsynet.

- De berørte ministrene er opptatt av dette og ønsker å gjøre dette grundig, sier Flesland til Computerworld.no.

- Samtykke er sjelden frivillig

Med dagens regelverk kan arbeidsgiveren kreve innsikt i ansattes epost med bakgrunn i at ansatte har gitt sitt samtykke til dette i en arbeidskontrakt.

Ifølge Flesland har det dukket opp alt for mange saker der det vises at arbeidstakerne neppe har gitt et slikt samtykke frivillig.

- Det er ikke lett å si nei hvis sjefen spør deg. I noen tilfeller står dette i ansettelseskontrakten, men hvem tør å si nei til det hvis man ikke er ansatt ennå? I det nye forslaget baseres innsyn i epost ikke i det hele tatt på samtykke, men på klare regler, sier Flesland.

Statusen til epost er fremdeles uklar i norske lover. En epost ligger mellom en telefonsamtale, som er personlig, og et brev, der ordene har rettsgyldighet.

Hvem eier innholdet?

- Epost oppfattes av mange som fritt vilt, sa Flesland i en presentasjon på et sikkerhetsseminar i regi av Ementor som denne uken ble avholdt i Oslo.

Hun mener alt for mange virksomheter og ansatte ikke er klar over hvor viktig det er å ha gode rutiner for bruk av e-post. Altfor mange virksomheter og ansatte ikke er klar over hva kan skje når det oppstår en konflikt om innholdet i epost hevder Flesland. Konflikter kan oppstå for eksempel når en ansatt har vært syk i to dager. Kan arbeidsgiveren da få lov å åpne epostboksen for å se etter forretningskritisk informasjon?

Personopplysningsloven skal beskytte den enkelte mot at personvernet krenkes. Det er derfor viktig å finne ut om en epost er virksomhetsrelatert eller privat. Det kan være avgjørende for at en arbeidsgiver har rett til å lese eposten til de ansatte.

Advarer mot hotmail

Det er tre typer epostadresser. Ola.nordmann@hotmail.com er helt privat. Virksomheter bør aldri bruke slike generiske epostadresser, advarer Flesland. Adresser som er knyttet til en upersonlig forretningsaktivitet, som for eksempel kundeservice@firma.no, vil i utgangspunkt være gi arbeidsgiveren eller kolleger fritt innsyn i all epost.

De største problemene kommer med adresser som ola.nordmann@firma.no. Disse knytter navnet ditt opp mot bedriften, og gjør det vanskelig å skille mellom privatliv og jobb. De fleste i Norge har slike epostadresser.

- Det er viktig å legge private eposter i en egen mappe. Da vil det være lettere å skille mellom de to, sier Flesland.

Ønsket om innsyn i epost kan oppstå når en ansatt er syk, har sluttet, eller er under mistanke for grov kriminalitet. I tillegg har en arbeidsgiver styringsrett over utstyret til virksomheten, og kan bestemme hvordan utstyret benyttes. For mange arbeidsgivere betyr det at de vil ha styring over hva de ansatte gjør i arbeidstiden.

Uklare begreper

Konflikter over hvor langt en arbeidsgiver kan gå, eller hvor mye en ansatt kan gjøre av ulovlige aktiviteter, kan unngås ved å lage klare regler.

De ansatte i et selskap bør informeres om reglene på forhånd, og enda bedre er det å ta med de ansatte eller tillitsvalgte til å utforme reglene.Uklare begreper skaper problemer. En avtale om at arbeidsgiveren kan gå inn ”etter langt fravær” hos en ansatt kan i noen virksomheter bety flere uker, men i andre bare noen timer.

For arbeidsgiveren er det også viktig at disse reglene blir avklart. Det vil gi dem større mulighet å få tak i forretningskritisk informasjon ved fravær eller skifte av jobb. Også for politiet vil det bli enklere å få fatt i informasjon ved mistanke om grov kriminalitet.