Samhandlingssuksess på 1-2-3!

STOR VERDI: Verdien av å innføre en samhandlingsløsning kan være stor. Verktøyene kan bidra til å redusere barrierer for samarbeid på tvers, oppnå raskere beslutninger, redusere bruk av e-post og sikre effektiv lagring og gjenbruk av informasjon.

Samhandlingssuksess på 1-2-3!

KRONIKK: Å bli en digital arbeidsplass med gode samhandlingsløsninger for smartere jobbing, handler om mer enn verktøy og prosesser. Det handler om kulturendring. Først og fremst må du få med de som skal bruke løsningene.

De siste årene har mange virksomheter gått til anskaffelse av nye samhandlingsløsninger, som Microsofts Office 365 eller G Suite fra Google, med ønske om å jobbe bedre sammen digitalt. Verktøyene skal forenkle samarbeid på tvers av kompetanseområder og enheter. Utviklingstakt og etterspørsel i løsningene er høy, men hvordan skal man sikre at disse verktøyene oppfattes som mulighet, og ikke mas for menneskene som skal bruke dem?

Hva er behovet?

Vi har hørt historien før. Virksomhet X har kjøpt en samhandlingsløsning som de ønsker at de ansatte skal ta i bruk for informasjon, kommunikasjon og samarbeid. Denne skal erstatte deres eksisterende løsninger, understøtte organisasjonens overordnede mål og gi ansatte en bedre arbeidshverdag. Det er bare ett problem. Innføringen hadde fokus på teknisk gjennomføringsevne. Ingen undersøkte medarbeidernes eller virksomhetens behov før den nye løsningen ble tilgjengelig.

Verdien av å innføre en samhandlingsløsning kan være stor. Verktøyene kan bidra til å redusere barrierer for samarbeid på tvers, oppnå raskere beslutninger, redusere bruk av e-post og sikre effektiv lagring og gjenbruk av informasjon. Gevinstene for virksomheten lar seg imidlertid vanskelig realisere dersom løsningen ikke brukes. For å få med ansatte må du tenke smidig, verve gode ambassadører og vise frem suksesshistorier:

1. Smidig tilnærming

Med en smidig tilnærming til innføring av samhandlingsverktøy deles arbeidet inn i mindre deler, fremfor å kartlegge samtlige behov før man setter i gang. Det gir større handlingsrom, og mulighet til kontinuerlig tilbakemelding og testing fra starten av.

I et innføringsløp er det viktig å tenke på tvers. Ved å involvere relevante brukere i tillegg til representanter som ivaretar virksomhetens behov og teknisk gjennomføring, fremmes en samhandlingskultur mellom ulike fagmiljøer. I tillegg sikrer man at brukeren får en god brukeropplevelse og tillit til at de gjør arbeidsoppgavene på en riktig og effektiv måte.

2. Bygg champions-nettverk

Torunn GaasmyrVi lærer best av kollegaer som bruker de samme verktøyene som oss, og vi tar i større grad deres erfaringer som «sannheter». Et superbrukernettverk med faste møteplasser, motiverte og engasjerte medarbeidere, er viktig for å sikre god adopsjon og forståelse for riktig bruk og nytteverdien av den nye løsningen. Sørg for at deltagerne i nettverket er motivert til å bli med, men forsøk også å få med brukere som i utgangspunktet er skepsis til ny teknologi og nye måter å jobbe på.

3. What’s in it for me?

Om ansatte og kollegaer skal adoptere en ny løsning er det viktig at de ser nytteverdien av det. Etter at løsningen er innført er formidling av suksesshistorier viktig. Hvorfor skal man ta i bruk den nye løsningen? Bruk ansatte og ledere, for eksempel noen fra Champions-nettverket, og la dem fortelle hvordan verktøyene har gjort arbeidshverdagene enklere. Dette kan formidles både ansikt-til-ansikt på samlinger, møter, og ikke minst gjennom de nye kanalene for deling virksomheten har fått.

Virksomheter som evner å tenke smidig, involvere superbrukere og trekke frem nytteverdien for den enkelte, vil ha et godt utgangspunkt for å kunne realisere gevinster i forbindelse med innføring av samhandlingsløsninger. Lykke til!

Les om:

Debatt