Det smidige sykehuset

På åttitallet fikk helsepersonell mulighet til å bruke pc. I 2015 er kanskje mobiltelefonen i ferd med å bli helsemedarbeiderens viktigste it-verktøy. Det forutsetter at rutiner og applikasjoner er tilpasset på en sikker måte.

Når det nye sykehuset i Østfold tas i bruk fra høsten 2015 skal all behandlingen ha vært gjennomgått og forbedret. Derfor foregår det en aktiv byggeprosess på Kalnes og en aktiv gjennomgang av all behandlingen på Sykehuset Østfold.

Nettverksutsrustning er allerede levert av Hewlett-Packard som vant kontrakten for infrastruktur.

Utnytter lærdom

Det man lærer fra byggingen og behandlingen på det nye sykehuset i Østfold vil bli normgivende for nye sykehus i fremtiden. Vestre Viken i Drammen og Sykehuset Innlandet i Mjøs-regionen står for tur. Også i Oslo kan det skje fornying.

- Vi må bli bedre på å sette pasienten i sentrum, sier Ketil Are Lund, leder for teknologistyring i Helse Sør-Øst RHF.

Som eksempel nevner han hvordan skifting av gips på en brukket arm ikke alltid er planlagt godt nok. En slik behandling burde være smidig, hvor det først ble tatt et røntgenbilde, som ble vurdert, før ny gips ble lagt på. Istedenfor kan man oppleve å komme til lege som så sender pasienten til røntgen før arbeidet med gipsingen virkelig utføres.

Hvordan sykehus skal organiseres går i bølger. Det vanlige er et hierarki med sentralisering av beslutninger og langtidsplanlegging. Alternativt kan det benyttes desentralisering og målstyring. En annen mulighet er privatisering, kundefokus med «New Public Management». Et fjerde alternativ er prosessorientert organisering.

Hvordan sykehusene skal drives er opp til politiske myndigheter, men prosessorientering kan være nyttig i forbindelse med pasientbehandlingen. Tidligere har det vært brukt betegnelser som behandlingslinjer for å se på behandlingen i et helhetsperspektiv. Nå brukes betegnelsen pasientforløp.

Pasientforløp

For et pasientforløp er en beskrivelse av pasientens gang gjennom helsetjenesten fra symptomer oppstår med alle de møter og aktiviteter som inntreffer.

De førende prinsippene er at pasienten skal være i sentrum hvor behandlingen er drevet av medarbeiderne med en forankring hos ledelsen hvor det foregår systematisk forbedring.

Nytt Østfoldsykehus på Kalnes skal være et sykehus som stadig lærer og forbedrer seg, som jobber i samarbeid med kommunene, slik at behandlingstilbudet oppleves som helhetlig og forutsigbart.

- Helse er fagdrevet, men er også produksjonsdrevet. Vi bygger kompetanse fra topp til bunn, sier Roar Engen, ansvarlig for arkitekturpraksis i Helse Sør-Øst RHF.

Det vil bli brukt virksomhetsarkitektur i de seks programmene Helse Sør-Øst RHF har definert.

Det går an å snakke om «Lean» for å fokusere på unødvendige tiltak, men å fokusere på produksjon passer dårlig. Prosessmodellering derimot for å vurdere et bedre pasientforløp kan være nyttig, for det gjelder å forstå helheten. Derfor er det en tiltro til prosessorientering fordi tradisjonell organisering gjør det vanskeligere å møte fremtidens utfordringer.

Verktøy som støtter

Ønsket er et verktøy som i større grad gir prosesstøtte enn rene dokumentasjonsverktøy. Hovedfokus vil være applikasjoner med tilhørende prosesser, eksempelvis hvordan skal en radiolog jobbe med et nytt radiologisystem. For mye av digital fornying er utskifting.

For å forstå og prøve prosessmodellering prøvde man det ut på it-anskaffelser, RPSM (ressurs og prosesstyring med meldingsvarsler). Det ble foretatt en dialogbasert anskaffelse istedenfor en kravspesifisert. Det fungerte bra.

Prosessmodellering benyttes derfor mer og mer på it. Organisasjonsutviklingen blir dermed tegnet tydeligere. Helse Sør-Øst jobber med å bygge en arkitekturpraksis. Det er definert en virksomhetsarkitektur. Det er investert tid, kostnader og administrasjon i bruk av verktøyet Troux som leveres i Norge av programvareselskapet Symfoni.

- 80 prosent av endringene i arbeidsprosessene som skal brukes på det nye sykehuset Østfold skal være testet ut eller tatt i bruk før flytting, sier Liv Marit Sundstøl, prosessdirektør i Helse Sør-Øst RHF.

Grovt sett kan man dele pasientforløpet inn i akuttmottak, radiologi, operasjon og sengepost.

Sikre helheten

- Det er i overgangene det glipper. Det gjelder å sikre helheten, å sørge for smidighet i hvordan stafettpinnen blir overlevert, påpeker Liv Marit Sundstøl.

Derfor er prosessorganisering et svar på spesialisering og fragmentering av pasientbehandlingen hvor det er helhet og ideer fra privat virksomhet som skal bidra til å møte fremtidens utfordringer.

Prosessorienteringen skal sikre gjennomføring og koordinering i tverrgående kliniske prosesser og gjøre det lettere å nå sykehusets overordnede mål. De er en del av totalbildet for sykehusets oppgaver: like fra visjon, samfunnsansvar og lovpålagte oppgaver, via verdier og leveregler til overordnede mål og strategier. Dernest følger planer i divisjoner og staber og til slutt aktiviteter og resultater.

En konsekvens er at sykehuset Østfold har fjernet ett ledernivå med det resultatet at 35 ledere rapporterer direkte til administrerende direktør.

- Vi må bygge et prosesshierarki som viser hvordan helheten ser ut, men det vi tar vi med oss ut i virksomheten er tilpasset deres behov, påpeker Roar Engen.

Metodikken for pasientforløpet og prosessforbedringen inneholder følgende: beslutte for hvilken pasientgruppe. Dernest følger Plan for arbeidet, pasientforløpet i dag, vurdere beste praksis, beskrive ønsket pasientforløp, Innføre ønsket pasientforløp og systematisk forbedring.

Bruker Visio

Ett eksempel er pasientforløp sengepost som bare en av de fire stadiene i det totale pasientforløpet. Der har man vist helseaktivitetene i samspill med it som er fordelt på nivåene dialoger/prosedyrer, applikasjonsfunksjoner og applikasjonssystemer.

- Vi bruker Visio for å illustrere arbeidsprosessene i samarbeid med medarbeiderne, sier Eirin Finnanger prosjektleder OU-SØ-2015.

Dernest tas tilbakemeldingene til modelleringssystemet i Troux med it-aktiviteter, organisasjonsutvikling og klinisk it-miljø.

- Troux gir mulighet til å få oversikt over applikasjoner og sammenhenger, forklarer Roar Engen.

På grunn av de tverrfaglige arbeidsprosessene beskrives det hele likt og blir en standard som både er viktig for gjenbruk og kommunikasjon. Slike tverrgående prosesser er eksempelvis desentralisert blodprøvetaking, legemiddelhåndtering og varebestilling.

Det man oppnår er en beskrivelse av hvordan man vil jobbe når man åpner nytt sykehus i 2015 for prosessarbeidet er et sentralt element i alt utviklingsarbeid mot nytt sykehus. Men skal utviklingsarbeidet bli en suksess må prosesseier være aktivt involvert.

- Vi må jobbe tverrfaglig også med IKT, vi som it-folk, sier Jan Terje Dragvoll, IKT-rådgiver ved Sykehuset Østfold.

Seks nivåer

Det er viktig å få frem hva man kan få til, ikke bare «sette strøm på papirversjonen».

- Det er fint med Troux fordi det foretar visning på ulike nivåer. Troux viser Context og sammenheng, forklarer Liv Marit Sundstøl.

Det er seks nivåer betegnet 0 – 5. De tre øverste gjelder planlegging, de tre nederste omfatter gjennomføring. Nivå null angir formål hvor det angis pasient og det som kreves for å understøtte behandlingen. Nivå én handler om prosessgrupper med hovedaktiviteter som eks. diagnostikk. Nivå to omfatter virksomhetsprosesser innen hovedaktiviteter.

Nivå tre angir gjennomføring av arbeidsprosesser. Nivå fire omfatter gjennomføring og arbeidsflyt hvor det legges vekt på rekkefølgen. Nivå fem er arbeidsoppgaver i applikasjonene.

Eksempelet behandle pasient består av: Behandle pasient (0), tilgang til helsetjenester (1), Forberede mottak av pasient (1.2), Planlegge mottak av pasient (1.2.1). Rent grafisk vises prosessnivået med prosesshierarki for et arbeidsområde som bokser inni bokser. Nummerserien forklarer på hvilket nivå en prosess tilhører og hvilket område den hører innunder.

- Vi har fått til å synliggjøre sammenhenger og avhengigheter mellom arbeidsprosesser og IKT-systemer. Det er en fordel å teste ut før åpningen av det nye sykehuset. Vi får verifisert diagrammene, understreker Liv Marit Sundstøl.

Det nye sykehuset gir et unikt grunnlag for avklaringer hvor pasientforløpet kan knyttes mot en problemstilling og symptomer. For det er et mål om høy faglig kvalitet i pasientbehandlingen med rask diagnostikk og riktig informasjon styrt av en helhetlig og tverrfaglig arbeidsform.