Fremtiden for møterommet

Fremtiden for møterommet

Samhandling, skjermer, kameraer og mikrofoner. Bransjen begynner å bli enig om kravene til et moderne møterom.

Stikkordet er samhandling: Å kunne diskutere, utveksle idéer, presentere og demonstrere i dialog med kolleger eller kunder som befinner seg i egne møterom andre steder.

Det varierer fra virksomhet til virksomhet slike samhandlingsløsninger er i bruk. Nøyaktige tall har vi ikke. Men er det noe folk i bransjen er enige om, er det at løsningene må være enkle å bruke. Det skal være like enkelt som å ringe noen.

Alle som har opplevd møter som begynner med en halvtime til å finne ut hvordan projektoren skal plugges til, og nok et kvarter til å finne ut hvordan bildet skal overføres fra pc-en, kan skrive under på det.

Nå snakker de sammen

For å sikre enkelhet og at hele løsningen fungerer, kan det lønne seg å planlegge møterommet godt. Det kan også være fornuftig å anskaffe hele løsningen fra samme leverandør, slik at du unngår at leverandører peker på hverandre i stedet for å løse problemer.

Lenge har det også vært slik at løsninger fra forskjellige leverandører ikke fungerer sammen. Det skal nå være løst med standard protokoller, slik at «alt snakker med alt». Dette åpner for samhandling på tvers av plattformer og utstyr. Fra nettbrett til pc og storskjerm til mobil.

2014 kan bli året hvor samhandlingsløsninger, ta gjerne med telepresence og videokonferanser, slår igjennom for alvor. Forhandlerne bør i alle fall sjekke med sine kunder om de vil gjøre som analyseselskapet Gartner har regnet seg frem til: At samhandlingsløsninger vil inneha fjerdeplassen på it-direktørens liste over de ti viktigste investeringene neste år.

Rommet består

Markedssjef Øyvind Jacobsen ser ingen grunn til at møterommet skal forsvinne.

- Møterommet er nettopp det rommet hvor folk møtes til samtaler, planlegging, diskusjoner, beslutninger, demonstrasjoner, presentasjoner. Og samhandling, sier han.

Jacobsen mener valg av utstyret i møterommet må avgjøres av hva det skal brukes til, og kommer med flere eksempler:

- Et enkelt møterom som skal ha mulighet til presentasjoner trenger tilkoblingsmulighet til skjerm eller lerret i selve bordet eller på veggen. Kanskje kan det være ønskelig med et styresystem.

- Skal møterommet støtte videokonferanser og samhandling, bør det være en skjerm for konferansen og en for presentasjon. Til den siste trengs det tilkoblingsmulighet for pc, nettbrett eller andre enheter med selve presentasjonen. Det kan løses på flere vis, men det vanlige er en kablet enhet med de forskjellige standardene som HDMI, DVI og andre.

- Her er det mange som etterspør trådløs tilkobling, og det kan leveres, men det er flere utfordringer med trådløst, som forstyrrelser utenfra og ikke minst at det ofte må installeres egen programvare om du kommer med en pc utenfra. Men vi har løsninger som for eksempel benytter Apple TV til å overføre fra for eksempel iPad til storskjerm.

Møterommene krymper

Samhandling i møterommet kan gjøres på flere måter, forteller Jacobsen. Ett eksempel er å benytte en stor touch-skjerm på veggen for presentasjon. Eller hver deltaker i et møte kan benytte hver sin pc, alle koblet til samtidig og vise de forskjellige skjermbildene på storskjerm. Alt dette kan også kobles sammen i videokonferanser.

Jacobsen viser til at det er en tendens til at møterommene blir mindre. Flere og mindre. Blant flere grunner er nok at videomøter i HD gjør at vi kan lese ansiktsuttrykk på en bedre måte enn tidligere. Noe som igjen gjør at brukerne vil sitte nærmere kamera. At skjermer overtar for projektorer bidrar også.

Alle størrelser der også

Cisco var tidligere opptatt av telepresence, men nå av samhandling. Dette er mer enn en semantisk forskjell. Der hvor de tidligere gjerne ville selge inn spesialbygde store konferanserom med skjermer, kameraer, møbler, endog malingen på veggene, satser Cisco nå på møterom i alle størrelser.

Vi skal ikke se bort i fra at oppkjøpet av Tandberg har bidratt til dette. Det utføres mye utvikling og design i det som nå er Cisco-bygget på Lysaker.

- Samhandling vil si å jobbe sammen for å nå et felles mål. Det må kunne skje enkelt og hvor fort du får tak i folk spiller en rolle. Da må du enkelt kunne finne ut hvem som er tilgjengelige. Om de er tilgjengelige i rommet ved siden av, foran pc-en eller på mobilen bør ikke spille noen rolle, sier teknologidirektør Nils Ove Gamlem i Cisco.

- Kan vi ikke bruke god, gammel e-post, da? Nei, det er asynkron måte å jobbe på. Du kan sende en e-post, men vet ikke om noen har lest den, eller når du får svar på den. Mange organisasjoner opplever at e-post er ødeleggende for produktiviteten.

- I en virksomhet med rundt 75.000 ansatte har ledelsen satt som mål å avvikle bruk av e-post over tre år. Det som blir igjen er måter å kommunisere på når som helst og hvor som helst: Chat, direktemeldinger, video, deling av desktop og deling i sosiale medier. Tale kommer også mer tilbake igjen. Det er faktisk enklere å ta en telefon enn å sende en e-post, sier Gamlem.

Alle skal med

En annen vesentlig ting, mener Gamlem, er at alle må få delta uansett hva de har av utstyr, om de har pc med kamera, har konferanseløsning i møterom, bruker nettbrett eller mobil. Uansett om det er Android, IOS eller Windows.

Folk utenfor egen organisasjon skal også kunne være med. Vi kan spørre oss om hvor grensen går for møterommet.

Det skal bare virke

- Skype duger ikke for video. En videoløsning må fungere rett ut av boksen, og må være like enkel å bruke som å ringe noen. Du skal ikke behøve å kontakte it-avdelingen for å «sette opp en samtale», mener Gamlem.

Nærhet, det engelske «proximity», får også en betydning. Som for eksempel at telefonlisten din blir synkronisert med telepresence-løsningen i det du går inn i møterommet. Eller at du får visse opplysninger på skjermen når du er et gitt sted.

- Mange tror det bare er å kjøpe de enkelte delene og sette sammen en løsning selv. Men det er mer komplekst enn som så. Skal du ha stor touch-skjerm på veggen? Hvordan skal du da både vise innholdet fra skjermen og bildet av den som presenterer? Og det er mer å tenke på enn video i seg selv, som hvordan skal du håndtere zooming og styre kameraet?

Når det er løst, må du forholde deg til at det som starter som en telekonferanse kan utvikle seg til en videokonferanse. Eller omvendt. Eller en av deltakerne må gå, men vil fortsette møtet på mobilen i bilen. Og dette bør jo skje uten at noen må ringe opp igjen.

Til alle formål

Gamlem mener det skal være ett og samme system enten det gjelder telekonferanser, videokonferanser eller interne presentasjoner.

- Det skal være det samme fordi det er enkelt, og fordi det gir mulighet til å flytte samtaler mellom forskjellige enheter som tv, pc, nettbrett, mobil eller vanlig telefon etter behov. Det vil si «any device, anywhere», mener Gamlem.

Krav til møterom

Et møterom som skal brukes til samhandling bør bygges ut fra noen prinsipper, som det ser ut til at det er enighet om i bransjen.

Enkelhet. Det skal være lett å bruke utstyret. Høy brukerterskel medfører at det ikke blir brukt.

Godt bilde. Om det er skjerm eller lerret, er det viktig med en klar, visuell fremstilling av bilder.

Fleksibilitet. Det skal være enkelt å koble seg til, men da må det være støtte i løsningen for de forskjellige tilkoblingene som finnes.

Fleksibilitet igjen. I forhold til hva løsningen brukes til, for eksempel om en presentasjon skal ses av få eller mange, kan det være nødvendig å kunne endre oppsett.

BYOD. Det trenger seg på, også her. Vær forberedt på forskjellige enheter.

Fremtidsrettet. Du vil vel ikke velge analogt utstyr nå når alt er digitalt? Sjekk at alt utstyr «snakker» sammen. Er du forhandler eller konsulent, er det din jobb. Er du bruker, sjekk at leverandøren gjør jobben sin.