Hva er et kostnadsestimat?

Hva er et kostnadsestimat?

Et vanlig svar er at et estimat er et anslag på sannsynlig eller forventet kostnad. Dette svaret er i tråd med AACE (Association for the Advancement of Cost Engineering) og flere andres rammeverk. Men, hva betyr egentlig sannsynlig eller forventet kostnad? Hvor sannsynlig skal det være? Hva skal forventingene bygge på? Uheldigvis er de fleste rammeverk og lærebøker om kostnadsestimering svært uklare på dette området.

Problemstillingen kan høres noe oppkonstruert ut og kun av interesse for akademikere med forkjærlighet for flisespikking.

Det motsatte er tilfelle.

Temaet har vært lite sentralt i akademia, og er av sentral betydning for praktisk prosjektplanlegging og budsjettering. Følgende historie fra en mellomstor norsk bedrift illustrerer viktigheten av klar kommunikasjon.

En avdelingsleder ba en it-utvikler om å estimere hvor mange timer en større utvidelse av eksisterende programvare ville koste. It-utvikleren estimerte utvidelsen til å koste ca. 800 timeverk.

Det utvikleren mente med estimatet var at 800 timeverk var den mest sannsynlige arbeidsmengden for utvidelsen under antagelsen om at det ikke ble noen uventede hendelser. Det avdelingslederen mente å be om var imidlertid et estimat hun kunne bruke som et budsjett. Et slikt estimat krever tillegg for prosjektrisiko.

Begge hadde akseptable oppfatninger av hva et kostnadsestimat var. Problemet var at de ikke hadde samme oppfatning og heller ikke klargjorde hva de hadde ment. Prosjektet ble gjennomført med en budsjettoverskridelse på ca. 200 timeverk.

Årsaken til budsjettoverskridelsen var dermed trolig dårlig kommunikasjonen og ikke kostnadsestimatet i seg selv.

En viktig innsikt er at det i it-prosjekter er sannsynlig å bruke mer enn mest sannsynlig arbeidsmengde

Dette gjelder selv i de tilfellene der mest sannsynlig kostnad er realistisk estimert. Studier vi har gjort av estimater brukt til planlegging av it-prosjekter tyder på at det i gjennomsnitt er ca. 60 prosent sannsynlig å bruke minst 10 prosent mer enn mest sannsynlig arbeidsmengde.

Studiene tyder dessuten på at dersom man ønsker et p50-estimat (50 prosent sannsynlig at estimatet ikke overskrides), så må man i gjennomsnitt legge til ca. 20 prosent på estimat av mest sannsynlig kostnad.

I budsjettsammenheng brukes ofte p85-estimater (85 prosent sannsynlig å ikke overskride). For å få et p85-estimat fra mest sannsynlig arbeidsmengde, så ser det ut til at man må man typisk må legge til mellom 50 og 100 prosent på mest sannsynlig arbeidsmengde.

Ser man flere prosjekter over ett (en portefølje av prosjekter) vil selv bruken av p50-estimater føre til at det i sum er stor sannsynlighet for overskridelser av de totale kostnadene.

Summen av p50-estimater gir nemlig ikke et p50-estimat dersom store overskridelser er mer sannsynlig enn store underskridelser. For å få et p50-estimat for summen av p50-estimater tyder våre data på at estimatene må økes med ytterligere ca. 20 prosent.

Forskjellen mellom ulike typer kostnadsestimater er altså betraktelig og manglende forståelse av disse kan være ødeleggende for realisme i planer og budsjetter.

For å finne ut mer om tilstanden i it-bransjen gjennomførte vi nylig en studie av bruken av begrepet kostnadsestimat. Mer enn 400 utviklere og prosjektledere fra ulike land, inkludert Norge, ble først bedt om å estimere kostnaden til de samme it-prosjektene og deretter å beskrive hva de hadde ment med estimatene sine.

Den største andelen (37 prosent) hadde i sitt kostnadsestimat antatt at det ikke ville være noen uventede hendelser eller problemer. Nesten like mange (27 prosent) hadde med sitt estimat ment mest sannsynlig kostnad.

Gjennomsnittlig kostnadsestimat var omtrent de samme for disse to gruppene, noe som støtter opp under tidligere funn om at man får omtrent de samme estimatene om man ber om kostnad under ideelle betingelser eller mest sannsynlig kostnad.

Noen få (5 prosent) hadde med estimat ment den kostnaden det var like sannsynlig å overskride som å underskride (p50-estimat). Det var også noen (9 prosent) som hadde lagt til risikobuffer og dermed angitt en kostnad de mente det ville være usannsannsynlig å overskride. Resten (22 prosent) brukte beskrivelser av kostnadsestimat som var vanskelige å tolke betydningen av, som for eksempel "ekspertestimat basert på erfaring".

Spredningen i bruken av begrepet kostnadsestimat i Norge var omtrent den samme som i de andre landene.

Det var omtrent like stor variasjon innenfor samme firma som mellom firmaene og ingen stor forskjell mellom hva utviklere og prosjektledere hadde ment med estimatene.

Studien vår tyder derfor på at dersom man mottar et kostnadsestimat fra en utvikler eller prosjektleder så er det langt fra klart hva dette angir. De fleste oppga at de ikke alltid informerte om hva de hadde ment med estimatene deres.

Det er derfor trolig at misforståelser i kommunikasjon av kostnadsestimater er relativt vanlig. Uheldigvis oppdages dette sjelden, og man vil da lett tro at overskridelser skyldes overoptimisme i stedet for dårlig kommunikasjon.

Et godt rammeverk og begrepsapparat for å skille mellom ulike typer kostnadsestimater brukes i KS2-sammenheng (Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag før fremleggelse for endelig investeringsbeslutning i Stortinget). I dette rammeverket, som er utviklet i Concept-programmet, skilles det mellom basiskostnader, p50-estimat og kostnadsrammer.

Det anbefales at prosjektplanen baseres på p50-estimat (som noe forvirrende også kalles forventet kostnad). Kostnadsrammen anbefales å være et p85-estimat.

Foreløpige evalueringer av bruken av KS2 tyder på at prosjektene klarer å lage slike estimater. p50-estimatene har så langt holdt for ca. 50 prosent og p-85 estimatene for ca. 85 prosent av prosjektene. KS2-evalueringen gjelder i all hovedsak ikke it-prosjekter og vi må vente litt for å se om it-prosjektene klarer å angi p50 og p85-estimater like bra.

Det er også interessant å merke seg at porteføljen av KS2-prosjekter under ett, til tross for realistiske p50-estimater, totalt sett gir en kostnadsoverskridelse. Dette er som ventet gitt at forventet kostnad (aritmetisk middel) er høyere enn p50-kostnad (medianverdi).

It-bransjen er for lite presis og kommuniserer for dårlig hva som menes med et kostnadsestimat. Dette bidrar til urealistiske planer og budsjettoverskridelser. For å bedre på dette er det viktig å både vite hva en mener med et kostnadsestimat og å kommunisere dette tydelig.

Den som etterspør kostnadsestimater bør på sin side klargjøre hva slags estimat som etterspørres og sikre seg at det er dette som faktisk mottas.

Offentlig Sektor