Kjøp av IT-tjenester i en skybasert verden

I dag er tilgangen på IT-tjenester større enn noen gang. Skybaserte løsninger, standardiserte plattformer og «as-a-service»-modeller gjør det enkelt å anskaffe ny funksjonalitet raskt. Samtidig øker risikoen for å velge løsninger som ikke treffer virksomhetens faktiske behov – og konsekvensene av å velge feil er større enn før. 

Det holder ikke lenger å definere funksjonelle krav og velge billigste tilbyder. Du må også ta stilling til datasuverenitet, leverandørlåsing, exit-strategi og hvilken intern kompetanse virksomheten trenger for å beholde styringen over det som settes ut.

Behovsforståelse er viktigere enn noen gang

Når teknologi blir mer tilgjengelig, øker kravene til å forstå egne behov. En god behovskartlegging handler om å strukturere og prioritere behov på tvers av organisasjonen, og om å koble disse tydelig til virksomhetens mål. Dette er særlig viktig i en skykontekst, der løsningene ofte er standardiserte og forutsetter at virksomheten tilpasser seg – ikke omvendt. Valgene man tar tidlig, kan få langsiktige konsekvenser for fleksibilitet, kostnader og videre utvikling. Samtidig må virksomheten ha et bevisst forhold til egen kompetanse – både i anskaffelsen og i den løpende oppfølgingen av leverandører og tjenester.

Fire områder som må avklares tidlig

En vellykket behovskartlegging krever at du gjennomfører fire steg i riktig rekkefølge. Det som har endret seg, er ikke stegene – men innholdet i hvert av dem.

1. Mål og ønskede gevinster

Identifiser behovene til alle interessenter – og definer målene ut fra disse. I en skybasert verden kan dette handle om raskere utvikling, bedre skalerbarhet eller forbedrede brukeropplevelser. Drivkraften er fortsatt ofte kostnadsreduksjon, men forretningssiden forventer også bedre kvalitet og evne til rask omstilling. Totalbildet inkluderer skjulte kostnader som datamigrasjon, integrasjonsarbeid og ikke minst kostnaden ved å forlate en leverandør dersom behovene endrer seg.

2. Leverandørlåsing og juridisk risiko

Innlåsing eller «Lock-in[1]» er en av de største strategiske risikoene ved moderne IT-anskaffelser. Behovskartleggingen bør stille eksplisitte krav om åpne standarder og reell interoperabilitet, dokumentert exit-strategi og avklaring av eierskap til data og kildekode. Ifølge Gartner er for lite fokus på leverandørstyring den viktigste årsaken til at virksomheter mislykkes med outsourcing. Vi vil legge til: For lite fokus på avhengighetsrisiko ved kontraktsinngåelse er årsaken til at mange aldri kommer seg ut igjen.

I tillegg kommer juridisk risiko: Selskaper underlagt amerikansk jurisdiksjon kan ikke fullt ut beskytte sine kunders data mot myndighetskrav – uavhengig av egne vilkår eller kommersielle garantier. Risikovurderingen må inkludere hvilken stats lovgivning som i realiteten styrer leverandørens handlingsrom – ikke bare hvor dataene befinner seg.

3. Intern kompetanse og styring

Virksomheten trenger ikke bygge alt selv, men den må alltid beholde nok innsikt til å forstå, styre og kvalitetssikre de tjenestene den setter ut. Uten dette, mister virksomheten gradvis evnen til å vurdere om leverandøren leverer det som faktisk er avtalt.

Overgangen til sky innebærer ofte tettere og mer kontinuerlig samspill med leverandører. Dette stiller høyere krav til styring, kompetanse og evne til å håndtere flere samtidige leveranser. Behovskartleggingen bør inneholde en eksplisitt kompetansevurdering: Hva må vi kunne selv for å beholde styringen?

4. Kontinuerlig forbedring

Skybaserte tjenester utvikles løpende. Anskaffelsen bør legge til rette for kontinuerlig forbedring, og virksomheten må ha et eget program for å drive dette – ikke overlate det til leverandøren alene.

Ledelsen må ta et tydelig ansvar

Utfordringene i IT-anskaffelser handler sjelden om mangel på teknologi eller metoder, men om forankring, prioritering og gjennomføring. Det er alltid fristende å basere anskaffelsesprosessen på antagelser – om hva organisasjonen trenger, hva markedet kan levere og hva en ny løsning vil koste.

Ledelsen må sikre at behovene er godt forstått og at virksomheten har kompetanse til å ta gode valg og følge opp leveransene over tid. Behovskartleggingen er ikke et skjema som fylles ut. Det er et strategisk arbeid som krever tid, riktige folk og vilje til å stille de ubehagelige spørsmålene – om kompetanse, om avhengighet, om hva som faktisk skjer om leverandøren ikke leverer som lovet.

Når behovet er tydelig, blir det også enklere å utnytte mulighetene som ligger i sky og moderne teknologi – og å realisere de gevinstene som ligger i investeringen.

Kilder:

Brataas, G., Hanssen, G. K., Qiu, X. & Græslie, L. S. (2022). Requirements Engineering in the Market Dialogue Phase of Public Procurement, SINTEF.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Veileder for IT-anskaffelser. https://www.anskaffelser.no

 [1] Lock-in oppstår når en virksomhet blir avhengig av en enkelt leverandør på en måte som gjør det vanskelig eller kostbart å bytte.