Er byråkrati baksiden av digitaliseringsmedaljen?

Alle som har forsøkt å få registrert seg som leverandør, opprettet en PO (Purchase Order) eller levert et formelt tilbud i en anbudsprosess, til et større selskap med omfattende systemporteføljer, har vært gjennom det samme problemet. Det kan også gjelde på innsiden av en enkelt bedrift med et større system som effektiviserer en funksjon. For eksempel å håndtere vaktlister på et sykehus.

De som legger inn data møtes av et byråkrati for å få gjort selv små ting. Side opp og side ned med mer eller mindre meningsfulle felt som må fylles ut. Klikke her. Klikke der. Dokumentasjon, bekreftelser og referanser må inn. Alt må stemme for at maskineriet skal fungere og alle krav tilfredsstilles.

Moderne it-systemer skal automatisere, effektivisere og øke kvalitet i alle virksomhetens ledd. Når det først virker, er det fantastisk effektivt. Se bare på store internasjonale selskap med over 100.000 ansatte, selskap som er i stand til å lukke bøkene og legge fram kvartals- og årsregnskap under to uker etter at perioden har sluttet. Eller hvordan ting går på skinner når kunde-, leverandør- og bestillingsinformasjon er på plass. Da flyter informasjon digitalt mellom partene, avstemminger går av seg selv, og fakturaer blir betalt i rett tid.

Effektiviteten og hastigheten er mildest talt blendende, og det er liten tvil om verdien for forretningen. Den verdien kan være vanskelig å se for de som fyller ut skjermbildene. For at alt skal gå på skinner, må datafangsten være pinlig nøyaktig fra første stund. En datafangst som i mange tilfeller gjøres med selvbetjeningsløsninger. Det må heller ikke oppstå behov for unntak underveis. Unntak kan bety manuelle inngrep som kan være ekstremt arbeidskrevende og forsinkende. For ikke å si lammende.

En liten historie fra virkeligheten. En liten leverandør til en stor kunde sendte en faktura for en fillejobb, der ett siffer i bestillingsnummeret manglet. En løsning var at bedriften sendte en kreditnota etterfulgt av en ny faktura med riktig nummer. Eventuelt kunne de håndtere feilen manuelt. Sistnevnte løsning ble valgt, med det resultat at det nesten tok et år før fakturaen ble betalt. Alle andre fakturaer ble betalt i tide i mellomtiden.

Løsningen på å få inn informasjon riktig uten å skape byråkrati, er mer automatisering. Vi slipper å taste inn KID-nummeret på elektroniske regninger i nettbanken, fordi informasjonen er der fra før. Stadig mer informasjon kan flyte automatisk også mellom virksomheter. Men det krever felles id-løsninger, standardisering på tvers av systemporteføljer og tillit. Litt sånn som det er i bank.

Det er liten trøst for alle de som legger inn dataene. For det er fremdeles et godt stykke dit. Sliterne sitter ofte langt unna de som høster verdien. Mange av dem spør seg nok om digitaliseringen i det hele tatt bringer oss framover. Eller om den bare gir mer byråkrati.