Utnytter ikke digital lagring av papir

Fire av fem it-fagfolk sier at dokumentstyring er en naturlig del av en effektiv it-strategi. Derimot har mange ennå ikke funnet den riktige sammensetningen av teknologi og tjenester for å kunne oppnå besparelser eller økt produktivitet.

Det viser en ny undersøkelse gjennomført av International Communications Research og Xerox.

Faktisk indikerer nær 75 prosent av respondentene at organisasjonen deres fortsatt bygger store lagre med papir, og de utnytter ikke fordelene med digital lagring. De største utfordringene er å kutte kostnader og å vedlikeholde informasjonssikkerheten.

Har ikke kostnadskontroll

De fleste av de undersøkte it-avdelingene bruker så mye som 40 prosent av arbeidstiden og budsjettet på å administrere dokument-teknologi. 83 prosent mener dette er områder for forbedring.

En tredjedel av respondentene føler organisasjonen ikke har kontroll på kostnadene som er relatert til dokumentteknologi og -tjenester. Det gjelder både de harde (maskinvare og "synlige" kostnader) og myke (administrasjon og "usynlige" kostnader). De mangler også nødvendig verktøy for å utnytte investeringene sine maksimalt samtidig som at kravene til sluttbrukerne skal møtes.

Innholds- og dokumentstyring er nå på agendaen fordi it-avdelingene blir bedt om å finne nye måter å administrere verdifull informasjon, kutte kostnader og bidra til den generelle veksten i selskapet.

Den riktige sammensetningen av dokument-teknologi, programvare og tjenester, vil forbedre effektiviteten og hjelpe bedriftene til å oppnå fordeler og å høste gevinst på sine it-investeringer, ifølge Xerox.

Opptatt av sikkerhetsrisiko

Selv om mer enn 60 prosent av respondentene tror at konfidensielle dokumenter er sikre mot interne og eksterne trusler, så er informasjonssikkerhet en av de viktigste utfordringene ifølge 75 prosent av respondentene.

I tillegg mener 23 prosent at de ikke har koblet mindre enheter, som blekkskrivere og personlige skrivere, til nettverket på grunn av sikkerhetsrisiko.

Implementering av programvare for innholdsstyring, som brukes til å organisere informasjon og å hjelpe ansatte til å samarbeide på nett, ble utpekt til å ha høy prioritet. 50 prosent av de undersøkte forutser at papirbaserte dokumenter i økende grad vil bli skannet i de kommende fem årene, noe som vil bidra til å spare penger og øke sikkerheten på grunn av digital dokumentarkivering.

Dokumentstyring, administrasjon av elektroniske dokumentdatabaser, skanningsmuligheter og digital dokumentarkivering på sikre oppbevaringssteder, er alle områder som respondentene mener organisasjonen vil kunne spare tid og penger på. Og mer enn halvparten av de spurte fra store organisasjoner mener it-avdelingen vil få hjelp til å bli mer effektiv og kostnadsorientert dersom man outsourcer styring og administrasjon av dokument-teknologi.

ICR gjennomførte 250 telefonintervjuer med senior it-personell i amerikanske bedrifter med mer enn 100 ansatte. ICR er et av USAs ledende markeds-og opinionsfirmaer.