It-sjefen bestemmer

I ni av ti tilfeller beslutter it-sjefen valg av leverandør ved innkjøp av it-produkter, it-sjefen er i større grad enn topplederen med på å legge premissene for bedriftens it-strategi og vurderer også hovedsakelig behovet for it-kjøp til de ansatte.

Topplederens rolle er i første rekke å sette de økonomiske rammene for it-investeringene, gi råd eller bidra i mindre grad i innkjøpsprosessen, viser en fersk undersøkelse fra Synovate som belyser rollefordelingen mellom toppleder og it-sjef ved it-kjøp i bedrifter. Undersøkelsen er gjennomført blant 321 toppledere og it-sjefer i norske bedrifter med over 50 ansatte, på oppdrag fra Computerworld.

- Topplederen fastsetter hvor mye bedriften skal kjøpe for, mens it-sjefen bestemmer hva som skal kjøpes. Det er også grunn til å legge merke til at it-sjefen ikke bare har avgjørende beslutningsmyndighet når det gjelder utstyr, men også når det gjelder programvare, tjenester og strategi, oppsummerer seniorkonsulent Kathrine Steen Andersen i Synovate.

Økonomisk makt

I takt med at it-avdelingen de siste årene har blitt mindre teknologifokusert og mer rettet mot å løse faktiske forretningsmessige utfordringer, har det vært en trend at it-direktøren oftere må ha toppledelsens velsignelse før større innkjøp av utstyr eller løsninger foretas.

Ifølge undersøkelsen fra Synovate er det imidlertid lite som tyder på at økt engasjement fra toppledelsen forringer it-sjefens beslutningsmyndighet og innkjøpsmakt ved it-investeringer.

- Konklusjonene er ikke overraskende. It-sjefen har det øverste ansvaret for å tilrettelegge for it-bruk i organisasjonen, og ansvar og myndighet må stemme overens. Når man har en stilling som heter it-sjef, betyr det at it-ansvaret er delegert. Med den delegerte myndigheten følger økonomisk makt, sier Petter Gottschalk, professor i it-ledelse ved Handelshøyskolen BI.

Mer involvert

Mens det i all hovedsak er it-sjefen som beslutter produktvalget ved innkjøp av it-utstyr til bedriften, er topplederen mer involvert når det gjelder programvare og it-tjenester. 52 prosent av it-sjefene velger programvareleverandør, åtte prosent av topplederne gjør det samme, mens i 18 prosent av bedriftene tas avgjørelsen sammen. For it-tjenester er innflytelsen på avgjørende nivå er relativt lik mellom toppleder og it-sjef, men it-sjefen har i større grad innstillende myndighet i tillegg.

- Det er naturlig at it-sjefen har avgjørende beslutningsmyndighet for maskinvare, men også at topplederen er mer involvert ved innkjøp av programvare og for it-tjenester. Innkjøp av konsulenthjelp og andre typer tjenester kan blant annet kreve organisatoriske endringer, hvor det er mer naturlig at toppsjefen er med, mener Gottschalk.

Over halvparten av bedriftene som inngår i undersøkelsen tar de ansatte med på råd ved innkjøp av produkter eller løsninger som salgssystem, ordresystem eller kundeoppfølgingssystemer.

- Ny programvare krever integrasjon mot eksisterende applikasjoner, og fører til at arbeidsoppgavene må utføres på en annen måte enn tidligere. Dette kan de ansatte bedre enn it-sjefen og i hvert fall bedre enn topplederen. En it-sjef med god brukerkontakt kan være tilstrekkelig for å handle ny programvare, mener Gottschalk.

Undersøkelsen viser også hvordan it-sjefen ofte blir involvert i forretningsmessige prosesser. Linken mellom it og strategisk viktige områder for bedriftene tydeliggjøres ved at 78 prosent av it-sjefene i stor grad er med på å legge premissene for bedriftens it-strategi, mens 59 prosent av toppsjefene er involvert i tilsvarende grad.

It-sjefen funnet sin rolle

Ansvarsfordelingen illustrerer et utstrakt samarbeid, men at it-sjefen fortsatt har størst beslutningsmyndiget for både innkjøp og strategi. De som mener it-sjefen fortsatt har for mye makt, og at it ikke er forankret i ledelsen, feiltolker funnene, mener Gottschalk.

Han mener det er viktigere for topplederen å involvere seg med kunder, leverandører, finansiering, kvalitetssikring, allianser og partnere enn å beskjeftige seg med it.

- Det viktigste for en toppleder er ikke it. Jeg tolker undersøkelsen dithen at økonomiske rammer er lagt til topplederen, mens økonomisk styring av it-investeringene er lagt til den øverste sjefen for it. Det er bra, konkluderer professoren.

Forankring i toppen dreier seg heller ikke så mye om beslutningsmyndighet, som om kommunikasjon, mener han.

- It-sjefen er ikke bare en teknologisjef, og heller ikke en informasjonssjef. It-sjef betyr ansvar for både informasjon og teknologi. Det virker som it-sjefen har funnet sin rolle. Det høres betryggende ut, sier Gottschalk.