Slurv på arbeidsplassen

En ny undersøkelse fra november 2016 viser at norske virksomheter slurver med kontrakter og interndokumenter. Mangel på signerte dokumenter og slepphendt behandling av intern virksomhetsinformasjon preger mange virksomheter.

Flere mangler

Undersøkelsen, som ble utført av Yougov på oppdrag fra Adobe, spurte mer enn 800 norske direktører, mellomledere, funksjonærer og kontoransatte om dokumenthåndteringen deres. Svarene viser at det er mange som ikke har kontroll på dokumentene sine.

— Undersøkelsen avdekker ikke bare at mangel på signerte kontrakter er et vanlig problem med alvorlige konsekvenser i norske virksomheter. Den viser også manglende retningslinjer og rutiner for oppbevaring av interninformasjon. Det er tydelig at mange virksomheter ikke vet eller utnytter teknologi for å signere dokumenter elektronisk enkelt, sikkert og i samsvar med de nye eIDAS-retningslinjene. sier Anne Andreasson, Document Cloud-spesialist i Adobe i en pressemelding.

Få bruker e-signaturer

Selv om elektroniske signaturer ikke er noen nyhet lenger, viser undersøkelsen at det er svært få virksomheter som har tatt denne teknologien i bruk. Kun seks prosent svarer at dette er noe de bruker. Samtidig svarer nær halvparten at dette er noe virksomheten kunne hatt nytte av. De viktigste fordelene de peker på, er: tidsbesparelse på administrasjon (21 prosent); redusert papirforbruk (20 prosent); enklere kontraktsrutiner (17 prosent); og at det ville bidra til flere signerte avtaler (ti prosent).

En viktig vekker i denne sammenhengen er at 26 prosent av de spurte svarte at deres virksomhet har lidd økonomisk tap som følge av mangel på signerte avtaler.

Dokumenter på rek

Selve oppbevaringen av interne dokumenter er også mangelfull mange steder. Nesten en av fire (23 prosent) svarte at de visste at intern virksomhetsinformasjon finnes utenfor virksomhetens nettverk. I tillegg svarte 33 prosent at de trodde dette var tilfellet hos dem.

Eksempler på interne dokumenter utenfor virksomhetens egen infrastruktur, er i de ansattes private eposttjenester eller på eksterne lagringstjenester.

Samtidig oppgir halvparten enten at virksomheten mangler retningslinjer som forbyr ansatte å bruke andre tjenester enn virksomhetens egne til å oppbevare interninformasjon (26 prosent) – eller at de ikke vet om deres arbeidsplass har slike retningslinjer (24 prosent).