Endringsledelse hjelper AI-innføringen. På tide å komme i gang!

Flertallet av norske selskaper er ikke kommet i gang med AI-endringen og har ikke startet de omfattende endringene vi har foran oss. I den ferske NHO rapporten: «Kunstig intelligens i Norge» (R-35) Publisert 4.jan i år kommer det fram at kun 25% av norske virksomheter har tatt i bruk AI på en eller annen måte, og av disse er det kun halvparten som er i gang med å utvikle en AI-strategi.

Selskaper som er i gang eller er «AI-Ready» har et konkurransefortrinn. NHO-rapporten viser tallmessige store gevinster ved effektivisering og økte inntekter ved forbedrede produkter og tjenester. Det å være «AI-Ready» innebærer å ha utviklet en godt innarbeidet endringskultur, hvor selskapet er i stand til å adoptere AI raskt og har ansatte som er nysgjerrige og leter etter muligheter. Men, hvordan kan organisasjoner trene på ukjent endring før det inntreffer? Og hvordan kan ledere «skape» endringsklare ansatte som raskt tar til seg, og benytter de nye mulighetene AI gir? Før spørsmålene besvares la oss se på hvordan det står til med AI-bruken i norske selskaper.

Hvor AI-klar er organisasjonen?

Når ¾ av norske selskaper ikke bruker hjelpemidler som CoPilot og GPT- 4 assistenter, ikke utvikler AI relaterte produkter, eller anvender AI-drevne rapport og analyseverktøy, mistes konkurransekraft. Norske selskaper som fremdeles bruker excel arket på lokale pcer har en lang vei å gå. AI er ikke magisk, den blir ikke «smartere» enn inputdata som analyseres. At data ikke deles, har å gjøre med makt og arbeidsvaner. Endringen handler ikke bare om it, men om mennesker og kultur.

Ingen sier hvordan

En annen aktuell problemstilling er at ingen vet hvor AI inntoget vil ende og hvordan framtiden vil se ut. Redaktøren i Computer World, Anders Løvøy, skriver: «Alle sier at AI skal snu opp ned på hvordan vi jobber og gjøre oss mye mer effektive. Men, ingen sier hvordan. I hvert fall ikke for akkurat din virksomhet.» Usikkerheten er synlig i kantina og i gangen når medarbeidere stiller spørsmål som: Hvordan vil AI påvirke oss? Hva blir nytt? Når kommer det? Blir det oppsigelser? Usikkerheten forsterkes når ledere knapt vet hva AI er, og ikke kan gi svar. Pasifisering, utsettelse og motstand er vanlige reaksjoner.

Fokus på startstreken!

Fram til nå har ledere med «letthet» kunne kommunisere IT endringer, rett og slett fordi innføringsmålet, effektene og deadline er kjent. «Vi skal innføre et nytt økonomisystem, medio mai, med det nye systemet får vi x og y». Fokuset har, som Løvøy skriver i CW, vært på målstreken. Men med AI bør ¾ av de norske selskapene skifte fokuset til startstreken. Ledere, medarbeidere og organisasjonen må komme i gang. Utviklingen er i en hastighet vi ikke tidligere har sett (Gartner forcast). Det å ha en strategi om å ikke være «first mover», men å vente på hva som skjer, kan nå se ut til å være et stort feilgrep.

Så hva gjøre jeg nå, hvordan komme i gang?

Allerede i 2018 svarte Per Kristian Bjørkeng på spørsmålet. I boken «Kunstig Intelligens», skriver han: «Den enkleste måten å forstå det nye på, er å bruke det». Men, så enkelt er det ikke. Vi må gjøre noe for å få medarbeidere med på det nye. Her kan tilnærminger fra endringsledelsesfaget brukes. La oss se på hvordan vi kan komme i gang, ved å se på teknikker fra boken «Praktisk endringsledelse» (Wesenberg, 2023).

Lederskap i ukjent farvann

I boken gjennomgås flere velprøvde teknikker for å skape endring. Nedenfor vises 5 av dem. Målet er å skape endringsklare ansatte for ny AI teknologi. Vi starter med ledelsens evne til å skape trygghet, når ferden går ut i ukjent farvann.

Skap tillit - Bry deg!

Ledere som er opptatt av sine ansatte har i møte med AI et fortrinn. En lederstil hvor lederen bryr seg og ser den ansatte, er med på å skape tillit. Relasjoner fylt med tillit oppleves trykt. I dagens AI-endring oppleves mye usikkerhet. Med god tillit og trygghet i lederrelasjonen kan denne usikkerheten mildnes. Det er et bra sted å starte endringsreisen.

Snakk om endring – Normaliser frustrasjon

I en endringssituasjon med mye usikkerhet er det viktig å prate om usikkerhetsfølelsen. Det beste er at lederen starter dialogen i god tid før endringen inntreffer. Reflekter over økt endringstakt og det ukjente AI bringer med seg. La medarbeidere snakke ut og «tømme seg». Få ut frustrasjon. Normaliser at det er greit å være frustrert og at det kan være slitsomt med endring.

Aksepter økt endringstakt!

Det er greit å være frustrert en stund, men på et tidspunkt må medarbeidere og arbeidsteamet komme seg videre. Medarbeidere må ta innover seg at endringstakten med AI kommer til å øke. Det er den nye normalen. Det å gå inn i enhver ny endringssituasjon med et frustrert utgangspunkt er lite hensiktsmessig. Slik atferd er hverken bra for en selv eller kollegaer. Medarbeidere står i fare for å «smitte» andre med sin frustrasjon. Slik smitte kan så være årsaken til at hele arbeidsteamet, demotiveres og «trekkes» ned. Alle bør kjenne på ansvaret for å motivere kollegaer og ikke være årsaken til demotivasjon. Dette må ledere snakke med de ansatte om, og i felleskap bli enige om akseptabel atferd ved endring.

Tren på en positiv respons til det nye

Velfungerende arbeidsteam arbeider etter innarbeidete samhandlingsregler/teknikker. I boken «Praktisk endringsledelse» (Wesenberg 2023). vises en rekke slike teknikker. En av dem omtales som det å være «umiddelbar positiv». Teknikken går ut på å ikke starte responsen på noe nytt negativt, som: «Å nei, noe nytt IGJEN», eller «Orker ikke flere endringer». Team og medarbeidere trener på å stille spørsmål a typen: «Noe nytt, hvilke muligheter gir det?», «Fortell mer, hva er bra for oss med dette?». Treningen kan sammenliknes med det å være godt trent i førstehjelp før ulykken inntreffer. Du vet hvordan du skal tenke og handle, du er forberedt. Når «ulykken» inntreffer, kan optimal atferd vises.

Skape endringsevne gjennom opplæring – se muligheter

En av årsakene til usikkerhet er mangel på kunnskap om AI. Manglende kunnskap fører til nedgang i endringsevnen. I dag finnes det tilgjengelige og gratis AI opplæring. Kunnskap reduserer usikkerhet, det skaper endringsevne og kombinert med fantasi gis et blikk på muligheter. Men, kanskje det viktigste med å igangsette opplæring, er følelsen av at selskapet gjør noe. «Vi er over startstreken, vi er i gang».

Flertallet av norske organisasjoner har ikke startet AI reisen. Det å vente med å se hvordan framtiden blir, er som å ikke ta i bruk internett før det er ferdig. I etterkant kan avholdenheten som noen viste på 90-tallet virke helt meningsløs. Reisen er for alvor blitt en del av målet. Usikkerhet må omfavnes. Tiden er inne for å kaste loss. Hvis du ikke gjør det, er det eneste sikre at andre vil reise fra deg.