Sofies verden

Forrige Peters Plass var en grøsser. Den handlet om at etterspørselen etter it-tjenester og it-kapasitet øker skarpt i de fleste bedrifter mens ledelsen forventer at it-budsjettet skal stå omtrent stille. Etterspørselen vokser fra tilbudet, og det kan ikke fortsette. Spørsmålet var: Hva gjør den oppfinnsomme it-lederen i denne penible situasjon?

Jeg kaller henne Sofie. Hun er flink til å håndtere tilbudssiden. Hun råder over moderne maskiner og har ansatt dyktige, arbeidsvillige folk. Hun har dessuten fast tilknyttede konsulenter som gir henne en viss fleksibilitet. La oss forutsette at dette er sant.

Det er på etterspørselssiden de store utfordringene åpenbarer seg for Sofie. Hun har lite å si om etterspørselen etter it, dét er bestillernes, det vil si forretningsenhetenes domene. It-avdelingen er leverandøren, den er til for å hjelpe forretningen å vinne ved at de får produsert og levert sine produkter når de skal og yter god kundeservice. Dette kaller Gartner for it sitt bidrag til "run the business". Dessuten skal det introduseres nye produkter og tjenester til nye kunder – "change the business". Det er viktig å skille mellom de to. Sofie skal høre godt etter hva hennes kunder, forretningsenhetene forlanger, og få det gjort. Ingen kan være uenig her.

Men så var dette med at etterspørselen øker så fort at tilbudet stadig mer blir hengende etter. Det er dét som gjør Sofies jobb så spennende. (Velkjent kinesisk forbannelse: Måtte du leve i spennende tider!)

I mange organisasjoner er det et motsetningsforhold mellom it og forretningen: "It-avdelingen er treg og håpløs" og "Forretningen sier en ting på fredag og noe helt annet på mandag" er kortformen. Fingerpeking. Sofie er bevisst på at slike motsetninger er ødeleggende, og at de som tjener inn pengene veier tyngre enn de som bruker dem. Det er hennes jobb å rive murer. Sofie bruker mye tid på å bygge allianser med forretningslederne. Flere dagsverk i uken. Et viktig biprodukt av all denne relasjonsbyggingen er at Sofie lærer å forstå hva forretningen strir med. Gjensidig respekt er en forutsetning, give and take. Folk er enkle, bare man bruker nok tid på dem, tenker Sofie ofte.

De fleste modne organisasjoner har innsett at it blir stadig mer virksomhetskritisk, og derfor skal det styres med fast hånd. Styringen (governance) skal utøves i fellesskap mellom toppledelse, forretningsledelse og it-ledelse. Myndighet og ansvar for å gjennomføre beslutninger skal fordeles på fornuftig vis. Styring er et annet ord for prioritering. Å beslutte hva som ikke skal gjøres er like viktig som å beslutte hva som skal gjøres. Sofie jobber mye med å utvikle arbeidet i styringsgruppen. Alle viktige investeringsbeslutninger skal fattes der og gruppen skal forstå hva de beslutter. Før de kommer så langt må forslagene utredes og vurderes. Business case må settes opp. Det viser seg at en hel del av investeringsforslagene faller bort underveis, gode ideer ikke alltid er lønnsomme når det kommer til stykket. Livet til Sofie er blitt mye enklere etter at styringsgruppen, som hovedsakelig jobber med change the business, har begynt å funke.

Det som plager Sofie mest er alle de uplanlagte behov som dukker opp. Alle endringsønskene, alle småprosjektene, alle småinnkjøpene. Disse run the business elementer blir ikke styrt, de er under radaren. De bare kommer. Men sammenlagt utgjør de en stor andel av it-belastningen. Ett problem er de sterke personligheter på forretningssiden som ikke kommer til Sofie, men kontakter noen av hennes underordnede og stirrer dem inn i øynene. Da er det vanskelig å si nei. Ofte hender det at underordnede har mer lyst til å jobbe med småsaker enn å gjøre det som er avtalt og viktig. En av utfordringene til Sofie er derfor å jobbe med disiplinen i sin avdeling.

Hva er Sofie-metoden? Å gjøre alle småsakene synlige både internt i avdelingen og overfor ledelsen. De vet som oftest ikke om dem. Ikke alle småsaker må bli utført, de dreier seg ofte om finesser. Hundre saker som hver for seg bare koster 50 timeverk (pluss, pluss, pluss) blir til fire årsverk. Per år. Synliggjøring er et viktig virkemiddel. Sofie holder orden og kustus, definerer KPI-er, redegjør for situasjonen på månedsmøtene. Hun behandler "uplanlagt etterspørsel" som ett av sine prosjekter. Bare på denne måten kan styringsgruppen ta rasjonelle beslutninger om hvor mye ressurser de vil bruke på run og change.

Har Sofie makt over etterspørselen? Visst har hun det. Ikke 100 prosent makt og ikke over hele linjen. Mye er "hard" etterspørsel som hun bare må tilfredsstille, ellers blir det sure miner. Men like mye er myk som iskrem, den renner bort i solen. Sofie har lært seg å vite forskjellen.